Koniec z bezpłatnymi stażami – co nowe przepisy oznaczają dla firm?

Polski rynek pracy stoi u progu rewolucji, która na zawsze zmieni krajobraz staży i praktyk. Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej przygotowało projekt ustawy (nr UD307), który ma położyć kres erze bezpłatnych staży. Dla pracodawców oznacza to konieczność dostosowania się do nowych, precyzyjnych zasad dotyczących wynagrodzeń, ubezpieczeń i warunków zatrudnienia stażystów. Celem zmian jest podniesienie jakości staży i ochrona młodych ludzi przed wyzyskiem. W tym artykule kompleksowo omawiamy, co dokładnie czeka przedsiębiorców i jak przygotować firmę na nadchodzące regulacje.

Dlaczego rząd kończy z bezpłatnymi stażami?

Dotychczasowe przepisy, w szczególności ustawa o praktykach absolwenckich z 2009 roku, okazały się niewystarczające. Stworzyły one pole do nadużyć, w których staż stawał się de facto darmową pracą, a nie formą nauki. Badania zlecone przez MRPiPS w 2023 roku ujawniły alarmujące dane: ponad jedna trzecia firm oferowała wyłącznie bezpłatne praktyki, a kolejne 20% płaciło tylko za niektóre z nich. Często oferowane wynagrodzenie było symboliczne. Nowe przepisy mają to zmienić, wprowadzając jasną zasadę: jeśli jest praca, musi być i płaca. Celem jest ucywilizowanie rynku, podniesienie jakości programów stażowych i zapewnienie młodym ludziom godnego startu zawodowego.

Ustawa o stażach – kluczowe zmiany dla pracodawców

Projekt ustawy o stażach ma zastąpić dotychczasową, mało precyzyjną ustawę o praktykach absolwenckich. Nowe regulacje mają ujednolicić i uporządkować zasady organizowania staży poza systemem oświaty i urzędów pracy. Najważniejszą zmianą jest likwidacja możliwości oferowania bezpłatnych praktyk absolwenckich i wprowadzenie odpłatnego stażu jako standardu.

• Uchylenie ustawy o praktykach absolwenckich: Nowe przepisy w całości zastąpią dotychczasowe regulacje.
• Wprowadzenie definicji stażu: Ustawa precyzyjnie określi, czym jest staż, jakie ma cele i kto może być stażystą.
• Obowiązkowe wynagrodzenie: Każdy staż będzie musiał być płatny, a wysokość pensji zostanie określona w ustawowych widełkach.
• Pełne oskładkowanie: Stażysta będzie podlegał ubezpieczeniom społecznym na zasadach zbliżonych do umowy zlecenia.
• Określone ramy czasowe: Staż u jednego pracodawcy będzie mógł trwać maksymalnie 6 miesięcy.
• Prawa stażysty: Ustawa zagwarantuje stażyście prawo do dni wolnych, bezpiecznych warunków pracy i opieki mentora.

Obowiązkowe wynagrodzenie stażysty: Ile zapłaci firma?

To najważniejsza i najbardziej kosztowna zmiana dla przedsiębiorców. Projekt ustawy wprowadza sztywne ramy finansowe dla wynagrodzenia stażystów, powiązane z przeciętnym wynagrodzeniem w gospodarce narodowej, ogłaszanym przez GUS.

• Minimalne wynagrodzenie stażysty: Nie będzie mogło być niższe niż 35% przeciętnego wynagrodzenia w gospodarce narodowej w poprzednim kwartale.
• Maksymalne wynagrodzenie stażysty: Nie będzie mogło przekroczyć 100% przeciętnego wynagrodzenia w gospodarce narodowej.

Przykładowo, bazując na danych z drugiego kwartału 2024 r. (8491,38 zł brutto), widełki wynagrodzenia stażysty wynosiłyby orientacyjnie od ok. 2972 zł brutto do 8491 zł brutto. To istotna zmiana, która wymaga uwzględnienia w budżetach firm planujących programy stażowe.

ZUS, urlop i czas pracy – nowe obowiązki wobec stażysty

Oprócz pensji, pracodawca będzie musiał ponieść dodatkowe koszty i dopełnić formalności. Status stażysty zostanie zrównany pod wieloma względami z pracownikiem.

Nowa umowa o staż i zasady jej rozwiązania

Podstawą odbywania stażu będzie pisemna umowa o staż. Musi ona zawierać kluczowe elementy, takie jak dane stron, okres trwania, wysokość wynagrodzenia oraz szczegółowy program stażu. Projekt ustawy przewiduje również klarowne zasady jej wypowiadania:

• Dla umów trwających do 3 miesięcy – okres wypowiedzenia wyniesie 7 dni.
• Dla umów trwających powyżej 3 miesięcy – okres wypowiedzenia wyniesie 14 dni.

Jak przygotować firmę na płatne staże? Checklista

Planowane zmiany wymagają od przedsiębiorców proaktywnego działania. Aby płynnie wdrożyć nowe zasady, warto już teraz podjąć odpowiednie kroki.

• [ ] Analiza budżetu: Skalkuluj koszty programu stażowego, uwzględniając wynagrodzenie i składki ZUS. Prawidłowe zarządzanie finansami firmy będzie kluczowe.
• [ ] Przygotowanie programu stażu: Opracuj merytoryczny program, który zapewni stażyście realny rozwój, a firmie przyniesie wartość.
• [ ] Wyznaczenie opiekunów: Zidentyfikuj w zespole osoby, które mogą pełnić rolę mentorów i przygotuj je do tego zadania.
• [ ] Weryfikacja wzorów umów: Przygotuj projekt nowej umowy o staż, zgodny z nadchodzącymi przepisami.
• [ ] Szkolenie działu HR i kadr: Upewnij się, że osoby odpowiedzialne za rekrutację i rozliczenia znają nowe regulacje.

Najczęściej zadawane pytania (FAQ)

• Kiedy nowe przepisy wejdą w życie?

  Projekt ustawy został wpisany do wykazu prac rządu, a planowany termin jego przyjęcia przez Radę Ministrów to IV kwartał 2025 roku. Oznacza to, że przepisy najprawdopodobniej zaczną obowiązywać w 2026 roku, po zakończeniu całego procesu legislacyjnego.

• Czy nowe przepisy obejmą również praktyki studenckie?

  Projekt ustawy ma na celu uregulowanie staży odbywanych na podstawie umowy cywilnoprawnej, zastępując praktyki absolwenckie. Obowiązkowe praktyki studenckie, wynikające z programu studiów i regulowane przez uczelnie, mogą nadal funkcjonować na odrębnych zasadach. Kwestia ta zostanie ostatecznie doprecyzowana w finalnej wersji ustawy.

• Czy nadal będzie można zatrudnić wolontariusza?

  Tak, wolontariat jest odrębną formą aktywności regulowaną ustawą o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie. Kluczowe jest jednak, aby wolontariat nie był sposobem na obejście przepisów o stażach i nie polegał na wykonywaniu pracy, którą normalnie wykonuje pracownik.

• Jaki jest maksymalny okres, na jaki można zawrzeć umowę o staż z jedną osobą?

  Nowe przepisy zakładają, że łączny okres odbywania stażu u tego samego pracodawcy nie będzie mógł przekroczyć 6 miesięcy. Ma to zapobiegać zastępowaniu etatów ciągłymi stażami.

• Czy wynagrodzenie stażysty będzie podlegało opodatkowaniu PIT?

  Tak, świadczenie pieniężne wypłacane stażyście będzie traktowane jako przychód, od którego należy odprowadzić zaliczkę na podatek dochodowy (PIT) na zasadach ogólnych, podobnie jak przy innych umowach cywilnoprawnych.