Złożyłeś roczne rozliczenie składki zdrowotnej za 2025 rok i wyszła ci nadpłata? Świetnie — masz prawo do zwrotu pieniędzy. Ale żeby je dostać na konto, musisz w odpowiednim terminie złożyć wniosek RZS-R przez PUE ZUS. To pismo, które ZUS przygotuje dla ciebie automatycznie, ale samo się nie wyśle — trzeba je zweryfikować, podpisać i odesłać. Z tego przewodnika dowiesz się dokładnie kiedy, gdzie i jak to zrobić, żeby pieniądze trafiły na twoje konto najpóźniej do 1 sierpnia 2026 r.

---

Co to jest wniosek RZS-R

RZS-R to oficjalny formularz ZUS służący do jednej konkretnej rzeczy: ubiegania się o zwrot nadpłaty składki zdrowotnej wynikającej z rocznego rozliczenia. Pełna nazwa dokumentu to „Wniosek o zwrot nadpłaty składki na ubezpieczenie zdrowotne”.

Najważniejsza zaleta tego wniosku — w przeciwieństwie do większości formularzy ZUS — jest taka, że nie musisz go wypełniać od zera. ZUS generuje go automatycznie, jeden lub dwa dni po złożeniu deklaracji DRA (lub RCA) z rocznym rozliczeniem. Ty masz do zrobienia tylko trzy rzeczy: zweryfikować dane, wskazać numer rachunku bankowego i podpisać.

Brzmi prosto — i jest. Problem polega na tym, że bez tego jednego ruchu pieniądze nie trafią na twoje konto, a większość przedsiębiorców o nim zapomina.

Kiedy ZUS tworzy wniosek RZS-R

Sekwencja wygląda tak:

1. Składasz deklarację ZUS DRA lub ZUS RCA za kwiecień 2026 z wypełnionym blokiem rocznego rozliczenia (szczegóły w naszym wpisie Roczne rozliczenie składki zdrowotnej za 2025 rok – do 20 maja 2026),
2. W bloku XII.27 (DRA) lub III.F.27 (RCA) widnieje kwota do zwrotu — czyli twoja nadpłata,
3. ZUS weryfikuje dokument i jeśli na twoim koncie nie ma zaległości, 1–2 dni później automatycznie tworzy wniosek RZS-R,
4. Wniosek pojawia się w PUE ZUS jako dokument roboczy do twojej weryfikacji i wysyłki.

Co ważne: ZUS nie zrobi tego za ciebie automatycznie do końca. Tworzy szablon — ale wysyłka, podpisanie i wskazanie konta to twój krok. Bez tego pieniądze nie wpłyną.

Najważniejsze terminy

W kalendarzu masz do zapamiętania trzy daty:

• 20 maja 2026 r. – ostateczny termin złożenia DRA/RCA z rocznym rozliczeniem za 2025. Bez tego nie ma nadpłaty do odzyskania,
• 1 czerwca 2026 r. – ostateczny termin wysłania wniosku RZS-R. Po tej dacie nadpłata zostanie zaliczona na poczet bieżących składek,
• 1 sierpnia 2026 r. – do tej daty ZUS musi zwrócić nadpłatę na twoje konto bankowe (jeśli wniosek RZS-R wpłynął terminowo i nie masz zaległości).

W praktyce: jeśli złożysz roczne rozliczenie 18 maja, wniosek RZS-R pojawi się na PUE 19–20 maja. Daje ci to około dwóch tygodni na jego wysłanie. Im wcześniej, tym lepiej — kolejka u ZUS robi się długa pod koniec maja.

Krok po kroku — jak złożyć wniosek RZS-R przez PUE ZUS

Cała procedura zajmuje 5–10 minut, jeśli wszystko działa sprawnie. Oto dokładna ścieżka.

Krok 1. Zaloguj się do PUE ZUS / eZUS

Wejdź na zus.pl i kliknij „Zaloguj do PUE/eZUS” (od listopada 2025 r. ZUS przemianował PUE na eZUS, ale ścieżka logowania ta sama). Możesz zalogować się przez:

• profil zaufany (mObywatel/ePUAP),
• kwalifikowany podpis elektroniczny,
• e-dowód,
• bankowość elektroniczną (np. PKO BP, ING, mBank, Pekao).

Po zalogowaniu wybierz rolę „Płatnik składek” — wniosek RZS-R znajduje się tylko w tej roli, nie w roli „Ubezpieczony”.

Krok 2. Znajdź wiadomość o nowym wniosku

Przejdź do zakładki „Dokumenty i wiadomości” → „Korespondencja z ZUS”. Powinieneś zobaczyć wiadomość mniej więcej takiej treści:

„Dzień dobry, utworzyliśmy wniosek o zwrot nadpłaty na ubezpieczenie zdrowotne, która wynika z rocznego rozliczenia tej składki. Zweryfikuj wniosek, następnie podpisz i wyślij go do ZUS. Termin na złożenie wniosku upływa 2026-06-01.”

Jeśli tej wiadomości nie ma, sprawdź dwie rzeczy:

• Czy minęły co najmniej 2 dni od złożenia DRA/RCA? Wniosek nie pojawia się natychmiast,
• Czy w twoim DRA/RCA faktycznie była nadpłata? Jeśli wyszła dopłata albo zero, wniosek nie powstanie — bo nie ma czego zwracać.

Krok 3. Otwórz wniosek do edycji

Kliknij „Przejdź do dokumentów roboczych”. Pojawi się lista dokumentów. Wybierz wniosek RZS-R i kliknij „Szczegóły / wyślij”, a następnie „Edytuj”.

Dane na pierwszej stronie wniosku — twoje identyfikatory podatkowe (NIP, REGON), nazwa firmy, adres siedziby, forma opodatkowania w 2025 roku, dochód lub przychód za rok rozliczeniowy oraz kwota nadpłaty — będą już wypełnione automatycznie. Sprawdź je, ale w 99% przypadków wszystko jest poprawne.

Krok 4. Wskaż numer rachunku bankowego

Najważniejszy krok. Na drugiej stronie wniosku w polu „Numer rachunku bankowego” wybierz konto, na które ma trafić zwrot. Możliwości są dwie:

• Wybór z listy — jeśli masz już wcześniej zgłoszone do ZUS rachunki, pojawią się rozwijanej liście. Wybierasz jeden,
• Brak rachunków na liście — wniosek nie zadziała. Musisz najpierw zgłosić rachunek osobnym dokumentem (formularz ZUS-ZBA), a dopiero potem wrócić do RZS-R.

Uwaga: ZUS pozwala wskazać tylko jeden rachunek we wniosku — nie da się rozdzielić nadpłaty na dwa konta. Wybierz to, na które chcesz dostać przelew.

Krok 5. Sprawdź poprawność i zapisz

Kliknij przycisk „Sprawdź”. Wszystkie pola wymagane podświetlą się na czerwono, jeśli czegoś brakuje. Pola poprawnie wypełnione zostaną zaznaczone na zielono. Najedź kursorem na każde czerwone pole — w dymku pojawi się informacja o błędzie.

Gdy wszystko jest w porządku i pojawi się komunikat „Wniosek jest poprawnie przygotowany”, kliknij „Zamknij”, a potem „Zapisz”.

Krok 6. Podpisz wniosek elektronicznie

Wracasz do widoku dokumentu. Kliknij „Podpisz i wyślij”. Możesz użyć:

• profilu zaufanego (najpopularniejsza opcja, darmowa),
• kwalifikowanego podpisu elektronicznego (jeśli masz),
• podpisu osobistego z e-dowodu,
• certyfikatu wystawionego przez ZUS (mniej znana opcja, dostępna w PUE).

Po podpisaniu system wyśle wniosek automatycznie. W zakładce „Dokumenty wysłane” pojawi się potwierdzenie z datą wysyłki — zachowaj je jako dowód.

Krok 7. Czekaj na zwrot

ZUS ma maksymalnie do 1 sierpnia 2026 r. na przekazanie środków na wskazane konto. W praktyce zwroty zaczynają wpływać już od czerwca, kolejne fale w lipcu. Status wniosku możesz na bieżąco śledzić w zakładce „Rozliczenia” w PUE ZUS.

Co zrobić, jeśli nie złożyłeś wniosku do 1 czerwca

Nic strasznego się nie stanie — pieniądze nie znikną. Ale nie wpłyną też na twoje konto bankowe. Zamiast tego ZUS automatycznie zaliczy nadpłatę na poczet kolejnych składek — bieżących i przyszłych.

W praktyce oznacza to, że przez kilka kolejnych miesięcy będziesz płacił mniej (albo zero) składki zdrowotnej, dopóki cała nadpłata nie zostanie wykorzystana. Termin pełnego rozliczenia: koniec 2026 roku.

Czy to złe? Nie zawsze. Jeśli nie potrzebujesz pieniędzy „na już”, a zależy ci na uproszczeniu rozliczeń — zostawienie nadpłaty na koncie ZUS może być wygodniejsze niż żonglowanie wnioskami. Ale jeśli wolisz mieć kontrolę nad cashflow, zdecydowanie składaj RZS-R w terminie.

Co jeśli ZUS nie utworzył wniosku automatycznie

Zdarza się — i są na to dwie typowe przyczyny:

Przyczyna 1: Masz zaległości na koncie

Jeśli w ZUS widnieje jakiekolwiek zadłużenie (zaległe składki, odsetki, nienależnie pobrane świadczenia), ZUS najpierw zaliczy nadpłatę na poczet zaległości. Wniosek RZS-R wtedy nie powstaje, bo nie ma czego zwracać. Dopiero gdyby po pokryciu zaległości coś zostało, otrzymałbyś wniosek na resztę.

Co zrobić: zaloguj się do PUE → zakładka „Płatnik” → „Stan rozliczeń”. Sprawdź czy masz zaległości i jeśli tak, ureguluj je. Po następnej weryfikacji konta przez ZUS sytuacja może się zmienić.

Przyczyna 2: Złożyłeś rozliczenie po terminie albo z błędami

Jeśli złożyłeś DRA dopiero w czerwcu albo z błędami w bloku XII (lub III.F w RCA), system mógł nie utworzyć wniosku automatycznie. W takim przypadku masz dwie opcje:

• Złożyć korektę deklaracji rocznej z poprawnymi danymi i poczekać na automatyczny wniosek,
• Złożyć wniosek RZS-P (nie mylić z RZS-R) — to wniosek o zwrot nienależnie opłaconych składek na zasadach ogólnych. Wymaga ręcznego wypełnienia, ZUS rozpatruje go w 30 dni.

Jeśli przegapiłeś też termin złożenia samego rocznego rozliczenia (20 maja), sprawa robi się poważniejsza. W takiej sytuacji warto zastanowić się nad czynnym żalem dla zabezpieczenia się przed konsekwencjami karnoskarbowymi.

Najczęstsze błędy przy składaniu wniosku RZS-R

Z naszego doświadczenia z klientami biura — oto top 6 błędów, które realnie blokują albo opóźniają zwrot:

• Wybór niewłaściwego konta bankowego — np. zlikwidowanego firmowego rachunku. ZUS przelew odbije, a ty czekasz tygodniami na powtórkę,
• Założenie, że wystarczy złożyć DRA — sam dokument roczny nie powoduje wypłaty. Wniosek RZS-R to osobny krok,
• Wysłanie wniosku bez podpisu — system pokazuje „Zapisano”, ale dopóki nie klikniesz „Podpisz i wyślij”, wniosek leży w wersji roboczej i nie trafia do ZUS,
• Pomylenie wniosku RZS-R z RZS-P — RZS-R dotyczy tylko nadpłaty z rocznego rozliczenia. RZS-P to ogólny wniosek o zwrot nienależnie opłaconych składek (np. po korektach miesięcznych). Procedury, terminy i wymagania są inne,
• Brak rachunku w danych ZUS — jeśli nigdy nie zgłaszałeś rachunku, najpierw musisz złożyć ZUS-ZBA. Bez tego wniosek o zwrot jest niewykonalny,
• Czekanie do ostatniego dnia — jeśli przy podpisywaniu coś się zacznie, brakuje czasu na poprawki. Pamiętaj że 1 czerwca 2026 to poniedziałek — ostatni dzień bezprzed terminowy.

RZS-R a podatek dochodowy — uwaga na korektę PIT

To pułapka, w którą wpada wielu przedsiębiorców na liniowym i ryczałcie. Jeśli w 2025 roku odliczałeś od podatku (liniowy) lub od przychodu (ryczałt) zapłacone składki zdrowotne, a teraz w 2026 dostajesz nadpłatę — odliczenie zostało przeszacowane. Bo odliczasz tylko składki faktycznie zapłacone i nie zwrócone.

W zależności od formy opodatkowania konsekwencje są różne:

• Liniowy — kwotę zwróconej składki musisz wykazać jako zwiększenie dochodu w PIT za 2026 rok (rok, w którym otrzymałeś zwrot). Szczegóły, w tym aktualny limit odliczenia składki zdrowotnej na podatku liniowym w 2026 roku, opisaliśmy osobno,
• Ryczałt — analogicznie, zwrot zwiększa przychód w 2026 roku (proporcjonalnie do zastosowanego odliczenia 50%),
• Skala podatkowa — bez konsekwencji, bo na skali składki zdrowotnej nie odlicza się ani od podatku, ani od dochodu.

W praktyce: jeśli prowadzimy twoją księgowość, korektę uwzględnimy automatycznie przy liczeniu zaliczek za 2026. Jeśli rozliczasz się sam, pamiętaj o tym kroku — inaczej ryzykujesz korektę PIT-u za rok bieżący.

Najczęściej zadawane pytania

Czy mogę złożyć wniosek RZS-R papierowo

Nie. Wniosek RZS-R można złożyć wyłącznie elektronicznie przez PUE/eZUS. Wynika to z faktu, że jest tworzony automatycznie na podstawie twoich danych w systemie ZUS. Nawet jeśli wydrukujesz go i wyślesz pocztą, ZUS go nie zaakceptuje.

Czy biuro rachunkowe może podpisać wniosek za mnie

Tak, jeśli ma od ciebie pełnomocnictwo na PUE (formularz ZUS-PEL) z odpowiednim zakresem uprawnień. W praktyce większość biur rachunkowych obsługujących klientów na pełnym pakiecie ma takie pełnomocnictwo i robi to za ciebie automatycznie.

Co jeśli zmieniłem konto bankowe między majem a lipcem

Zaktualizuj numer rachunku w ZUS przez PUE → „Płatnik” → „Dane identyfikacyjne” → „Rachunki bankowe”. Następnie przed wypłatą skontaktuj się telefonicznie z ZUS (22 560 16 00) i poproś o zmianę numeru rachunku do wypłaty zwrotu — system pozwala na to do momentu zatwierdzenia przelewu.

Ile wynosi przeciętny zwrot z RZS-R

W 2025 roku wpłynęło ponad 427 tys. wniosków o zwrot na łączną kwotę 841,5 mln zł. Średnio daje to około 1 970 zł na jeden wniosek — choć rozkład jest bardzo nierówny. Najwięcej odzyskują ryczałtowcy, którzy w trakcie roku płacili wyższy próg, a faktycznie wpadli do niższego.

Czy ZUS może odmówić zwrotu nadpłaty

Tak, w trzech sytuacjach: gdy masz zaległości w ZUS (zwrot pójdzie na ich pokrycie), gdy ZUS wykryje błędy w twoim rocznym rozliczeniu, lub gdy w toku weryfikacji okaże się że nadpłata wynika z błędnych deklaracji miesięcznych. Odmowa następuje w drodze decyzji, od której możesz odwołać się do sądu w terminie miesiąca.

Czy zwrot składki zdrowotnej jest opodatkowany

Sam zwrot nie jest dochodem do PIT. Ale jeśli wcześniej składkę odliczałeś (na liniowym lub ryczałcie), zwrot zwiększa dochód/przychód roku, w którym go otrzymałeś — bo nie możesz odliczyć tego, co zostało ci oddane. Skala podatkowa nie ma tego problemu.

Co zrobić jeśli wniosek RZS-R w PUE wygląda inaczej niż w opisach

Od listopada 2025 r. ZUS sukcesywnie przebudowuje interfejs PUE/eZUS. Niektóre kroki mogą się różnić wizualnie, ale logika pozostaje ta sama: znajdź dokument roboczy → uzupełnij rachunek → sprawdź → podpisz → wyślij. Jeśli czegoś nie możesz znaleźć, w prawym górnym rogu jest wbudowana pomoc i wyszukiwarka usług.

Czy muszę składać RZS-R jeśli prowadziłem działalność tylko przez część 2025 roku

Tak, na tych samych zasadach co przedsiębiorcy, którzy prowadzili firmę przez cały rok. Jeśli wyszła nadpłata, a chcesz pieniądze na konto — wniosek RZS-R jest jedyną drogą.

---

Pamiętaj o jednym przycisku, który robi różnicę

Cała procedura sprowadza się do tego, że ZUS przygotuje za ciebie 90% pracy — dane, kwoty, formularz. Zostaje ci 10%: zalogowanie się do PUE, sprawdzenie rachunku i kliknięcie „Podpisz i wyślij”. To dosłownie pięć minut. A za nimi stoi czasem kilka tysięcy złotych zwrotu na twoje konto.

Najgorsze co możesz zrobić — to założyć, że „samo się rozliczy”. Nie rozliczy. ZUS nie wyśle pieniędzy bez twojego podpisu. Albo wnioskujesz w terminie do 1 czerwca, albo nadpłata zostaje na koncie składkowym i jest rozliczana stopniowo do końca roku. Nic nie ginie, ale tracisz kontrolę nad cashflow.

W Tritax dla naszych klientów cały proces realizujemy automatycznie: składamy DRA z rocznym rozliczeniem, monitorujemy pojawienie się wniosku RZS-R w PUE, weryfikujemy dane, podpisujemy i wysyłamy w terminie. Ty dowiadujesz się jednego: kiedy spodziewać się przelewu i ile to będzie. Bez logowania, bez klikania, bez stresu o przegapienie 1 czerwca.

Prowadzisz firmę i każdego roku stresujesz się tymi terminami? Skontaktuj się z nami — przejmiemy nie tylko ten wniosek, ale całą obsługę księgowo-składkową twojej działalności.