Maj 2026 to dla podatników VAT pierwszy „prawdziwy” sprawdzian po wejściu KSeF. Do 25 maja 2026 r. trzeba złożyć JPK_V7M za kwiecień 2026 – pierwszy raport, w którym każda faktura sprzedaży i zakupu musi mieć numer KSeF albo jedno z trzech nowych oznaczeń: OFF, BFK lub DI. Bez tego plik zostanie odrzucony już na etapie walidacji technicznej. W tym przewodniku tłumaczymy, co dokładnie się zmieniło, po co MF wprowadziło te oznaczenia i jak rozliczyć kwiecień 2026 bez błędów – zwłaszcza jeśli prowadzisz sklep z kasą fiskalną, masz klientów B2C albo dopiero teraz wszedłeś do KSeF.

---

Co się zmieniło i dlaczego musisz to wiedzieć

Od 1 lutego 2026 r. obowiązują nowe struktury JPK_V7M(3) (rozliczenie miesięczne) i JPK_V7K(3) (rozliczenie kwartalne). Zmianę wprowadziło rozporządzenie Ministra Finansów i Gospodarki z 12 grudnia 2025 r. (Dz.U. 2025 poz. 1800).

Najważniejsza nowość: do każdej pozycji ewidencji VAT – zarówno po stronie sprzedaży, jak i zakupu – musisz przypisać jedno z czterech oznaczeń opisujących, co dzieje się z fakturą w KSeF:

• NrKSeF – numer faktury w Krajowym Systemie e-Faktur,
• OFF – faktura wystawiona w czasie oficjalnej awarii KSeF, czeka na numer,
• BFK – faktura wystawiona poza KSeF (np. do paragonu, dla konsumenta),
• DI – dokument inny niż faktura albo faktura offline24, która jeszcze nie ma numeru.

Każda faktura w ewidencji musi mieć dokładnie jedno z tych oznaczeń. System Ministerstwa Finansów odrzuci plik, w którym pozycja będzie pusta. To największa zmiana w JPK od momentu wprowadzenia samego JPK_V7 w 2020 roku.

Po co to wszystko? Cel jest jeden – możliwość natychmiastowego porównania danych po stronie sprzedawcy i kupującego. Jeśli ty wystawiłeś fakturę w KSeF i nadałeś jej NrKSeF, twój kontrahent powinien wykazać dokładnie ten sam numer w swojej ewidencji. Każda rozbieżność będzie automatycznie wyłapywana przez system. To krok w stronę pełnej cyfryzacji kontroli VAT.

Kogo dotyczy JPK_V7M za kwiecień 2026

Z obowiązku składania JPK_V7M za kwiecień 2026 r. nie wymigasz się, jeśli jesteś czynnym podatnikiem VAT. Termin: 25 maja 2026 r. (poniedziałek). Plik składa się elektronicznie przez bramkę MF.

Jednocześnie kwiecień 2026 to pierwszy miesiąc, w którym do KSeF zostali włączeni „pozostali” podatnicy – czyli ci, których sprzedaż w 2024 r. nie przekroczyła 200 mln zł. Duzi byli w KSeF już od lutego, średni i mali – od kwietnia. Wyjątek to drobni podatnicy wystawiający faktury do 10 000 zł brutto miesięcznie – dla nich obowiązek wchodzi 1 stycznia 2027 r.

W praktyce: jeśli jesteś typowym jednoosobowym przedsiębiorcą czynnym VAT, twój pierwszy JPK_V7M(3) z prawdziwym KSeF-em to właśnie ten za kwiecień 2026 – składany do 25 maja.

NrKSeF – kiedy wpisać numer faktury

Najprostszy przypadek: faktura została wystawiona przez KSeF i system nadał jej numer identyfikacyjny. Wpisujesz ten numer w pole NrKSeF i tyle. Ten numer to długi ciąg alfanumeryczny – w systemach księgowych podciąga się automatycznie po wystawieniu faktury w KSeF.

Zasada brzmi: jeśli faktura ma NrKSeF na dzień składania ewidencji – wpisujesz numer, niezależnie od tego, jak została wystawiona (online, offline24, w trybie awarii). Liczy się to, czy KSeF zdążył jej nadać identyfikator do dnia, w którym ty wysyłasz JPK.

Najczęstszy scenariusz w kwietniu 2026: faktury wystawione przez panel internetowy KSeF lub przez program księgowy zintegrowany z KSeF – wszystkie mają numer od razu po wystawieniu. Wpisujesz NrKSeF, koniec sprawy.

OFF – faktura wystawiona w czasie awarii KSeF

Oznaczenie OFF stosujesz wyłącznie do faktur wystawionych w trybie awaryjnym – czyli wtedy, gdy KSeF oficjalnie nie działa, a Ministerstwo Finansów ogłosiło komunikat o awarii. Podstawą jest art. 106nf ust. 1 ustawy o VAT.

Przebieg jest taki:

1. KSeF ma awarię, MF ogłasza komunikat,
2. Wystawiasz fakturę poza KSeF – w postaci elektronicznej według własnego wzoru,
3. W ewidencji VAT za miesiąc, w którym faktura powstała, oznaczasz ją jako OFF (bo na dzień składania JPK numer jeszcze nie istnieje),
4. Po zakończeniu awarii masz 7 dni roboczych na wprowadzenie tej faktury do KSeF i uzyskanie numeru.

Co ważne – w przypadku OFF nie musisz później korygować JPK. Oznaczenie OFF zostaje, nawet jeśli numer KSeF zostanie przypisany. To różnica w stosunku do oznaczenia DI (o nim niżej), gdzie korekta JPK często jest wymagana.

Jeśli przegapisz 7-dniowy termin na wysłanie do KSeF po awarii, wpadasz w obszar wykroczenia karnoskarbowego – szczegóły w naszym wpisie o czynnym żalu po PIT (te same zasady art. 16 KKS dotyczą obowiązków VAT).

BFK – faktura legalnie wystawiona poza KSeF

BFK (Brak Faktury KSeF) to oznaczenie dla faktur, które z mocy ustawy mogą być wystawiane poza KSeF. Nie pomylisz się, jeśli zapamiętasz, że BFK to stan docelowy – tej fakturze już nigdy nie zostanie nadany NrKSeF, bo nie powinien.

BFK stosujesz najczęściej do:

• Faktur do paragonów z kasy fiskalnej – do końca 2026 r. mogą być wystawiane poza KSeF (od 1.01.2027 zasada się zmieni),
• Faktur dla konsumentów (B2C) – ustawowo wyłączone z obowiązku KSeF,
• Faktur od podatników zwolnionych z VAT (do 240 000 zł rocznie w 2026), którzy nie zdecydowali się na dobrowolne korzystanie z KSeF,
• Faktur od podatników zagranicznych bez stałego miejsca prowadzenia działalności w Polsce,
• Faktur uproszczonych (paragony z NIP do 450 zł brutto traktowane jako faktury),
• Biletów spełniających definicję faktury.

BFK nie wymaga korekty JPK – tak samo jak OFF jest stanem stabilnym.

DI – dokumenty inne i faktury offline24

DI (Dowód Inny) to najszersza i najbardziej niejednoznaczna kategoria. Stosujesz ją do dwóch grup dokumentów:

Grupa 1: Dokumenty, które nie są fakturami w rozumieniu KSeF. Czyli:

• Dokumenty wewnętrzne (zaznaczane też kodem WEW),
• Łączne raporty okresowe z kasy fiskalnej (zaznaczane też kodem RO),
• Faktury VAT_RR od rolników ryczałtowych,
• Dokumenty celne, dowody opłat,
• Inne dowody księgowe ujmowane w ewidencji VAT.

Grupa 2: Faktury wystawione w trybie offline24 (lokalnie, gdy nie ma połączenia z KSeF, ale awaria nie jest ogłoszona). Te faktury muszą zostać wprowadzone do KSeF najpóźniej następnego dnia roboczego po wystawieniu. Jeśli na dzień składania JPK numer już jest – używasz NrKSeF. Jeśli jeszcze nie – DI.

Tu uwaga praktyczna: jeśli oznaczyłeś fakturę jako DI, a później KSeF nadał jej numer, masz obowiązek złożyć korektę JPK i podmienić DI na NrKSeF. To jeden z rzadkich przypadków, w którym korekta JPK_V7 jest wymagana z powodu samego oznaczenia.

Druga praktyczna uwaga: w przypadku DI w ewidencji często musi pojawić się też dodatkowe oznaczenie typu dokumentu (RO – raport z kasy, WEW – dokument wewnętrzny, VAT_RR – faktura od rolnika ryczałtowego). Najpierw DI, potem dokładny typ dokumentu.

Co z paragonami i kasą fiskalną

To temat, który w kwietniu 2026 spędza księgowym sen z powiek. Mamy trzy typowe scenariusze:

Scenariusz 1: Sprzedaż detaliczna na kasę fiskalną

Wszystkie paragony za kwiecień rozliczasz tak, jak dotychczas – łącznym raportem okresowym (ŁRO) z oznaczeniem RO. W nowym JPK_V7M(3) do tej pozycji dodajesz oznaczenie DI (bo raport RO nie jest fakturą w rozumieniu KSeF). W praktyce w ewidencji wpisujesz: DI + RO. Suma za miesiąc, jeden wpis.

Scenariusz 2: Faktura wystawiona do paragonu

Klient po fakcie poprosił o fakturę do paragonu. Faktura wystawiana do końca 2026 r. nie idzie do KSeF – wystawiasz ją tradycyjnie. W ewidencji oznaczenie: BFK. Plus tradycyjne oznaczenie typu dokumentu FP (faktura do paragonu).

Scenariusz 3: Paragon z NIP do 450 zł brutto

Traktowany jako faktura uproszczona. Nie wystawiasz osobnej faktury, a paragon z NIP-em pełni jej funkcję. W ewidencji JPK – jak każda faktura uproszczona z BFK.

Dlaczego BFK, a nie DI? Bo te dokumenty zostają poza KSeF na stałe – nie ma żadnej procedury, która później nada im numer. To stan docelowy.

System kaucyjny – nowe pole w JPK

Jeśli twoja firma uczestniczy w obrocie opakowaniami objętymi systemem kaucyjnym (butelki, puszki po napojach), nowy JPK_V7M(3) ma dla ciebie dodatkowe pole.

Zasada: VAT od niezwróconej kaucji rozliczasz raz w roku, w deklaracji za pierwszy okres rozliczeniowy następnego roku. Czyli:

• Podatnicy miesięczni – w JPK za styczeń, składanym do 25 lutego następnego roku,
• Podatnicy kwartalni – w JPK za pierwszy kwartał, składanym do 25 kwietnia,
• Wyjątek dla 2025 roku – VAT od niezwróconej kaucji ustalonej za 2025 r. wykazujesz w JPK za luty 2026 r. (już za nami).

Jeśli nie sprzedajesz napojów w opakowaniach z kaucją – pole zostaje puste, system tego nie wymaga.

Krok po kroku – jak złożyć JPK_V7M za kwiecień 2026

1. Sprawdź, czy twój program księgowy obsługuje JPK_V7M(3) – konkretnie: czy ma pola NrKSeF, OFF, BFK, DI. Wszystkie liczące się systemy (Comarch, Symfonia, wfirma, ifirma, fakturownia, Streamsoft) zaktualizowały się przed lutym 2026, ale warto się upewnić,
2. Zweryfikuj integrację z KSeF – czy program automatycznie pobiera NrKSeF z systemu MF po akceptacji faktury,
3. Przejrzyj ewidencję VAT za kwiecień – czy każda pozycja ma przypisane jedno z czterech oznaczeń (NrKSeF/OFF/BFK/DI). Brak oznaczenia oznacza, że plik zostanie odrzucony,
4. Sprawdź faktury z paragonów i sprzedaż B2C – czy mają BFK,
5. Sprawdź dokumenty wewnętrzne i raporty RO – czy mają DI plus dodatkowe oznaczenie typu dokumentu,
6. Wygeneruj plik JPK_V7M(3) i przepuść go przez walidację XSD – większość programów ma to wbudowane,
7. Wyślij do MF – termin: 25 maja 2026 r. (poniedziałek). Po wysyłce zachowaj UPO (Urzędowe Poświadczenie Odbioru),
8. Zapłać VAT – ten sam termin, 25 maja, na indywidualny mikrorachunek podatkowy. Jeśli wychodzi nadwyżka VAT do zwrotu – wnioskujesz o zwrot w deklaracji.

Jeśli z JPK wynika kwota do zapłaty, a nie zdążysz do 25 maja, ZUS… to znaczy, US naliczy odsetki ustawowe. Aktualne stawki opisaliśmy we wpisie Nowe stawki odsetek za zwłokę 2026.

Najczęstsze błędy w pierwszym JPK_V7M(3)

W marcu i kwietniu 2026 nasi klienci najczęściej potykają się o:

• Brak oznaczenia w pozycji ewidencji – plik nie przejdzie walidacji, system MF go odrzuci. To najczęstszy problem przy pierwszych próbach,
• Złe oznaczenie dla faktury z paragonu – ludzie wpisują DI zamiast BFK. To błąd merytoryczny, ale plik przejdzie. Wykryje go dopiero kontrola lub czynności sprawdzające,
• Brak korekty po nadaniu NrKSeF dla DI – wystawiłeś fakturę offline24, oznaczyłeś DI, KSeF później nadał jej numer, a ty nie skorygowałeś JPK. To wykroczenie skarbowe,
• Pomylenie OFF z DI – OFF tylko podczas oficjalnej awarii ogłoszonej przez MF. Brak internetu w twoim biurze to nie awaria – to offline24 (czyli DI),
• Wpisywanie NrKSeF zagranicznego kontrahenta, który go nie ma – dla zakupów z UE od podatnika spoza Polski stosujesz BFK. NrKSeF jest tylko polski,
• Niesprawdzenie integracji z KSeF po stronie zakupu – pamiętaj, że nowy JPK wymaga oznaczenia również po stronie zakupu. Nie wystarczy mieć fakturę od kontrahenta – musisz wpisać jej NrKSeF (lub BFK, jeśli kontrahent jest zwolniony z KSeF).

Kary za błędy w JPK_V7M(3)

Sankcje wynikają z Kodeksu karnego skarbowego i są takie same, jak za błędy w dotychczasowym JPK. Najczęściej spotykane:

• Nieterminowe złożenie JPK – wykroczenie skarbowe, mandat od ok. 467 zł do 9 332 zł (1/10 do 2-krotności minimalnego wynagrodzenia 4 666 zł),
• Błędy w ewidencji wykryte przez US – wykroczenie skarbowe, podobny przedział kar,
• Świadome zaniżenie VAT – przestępstwo skarbowe, kary do 720 stawek dziennych (przy minimalnej pensji 2026 r. – maksymalnie ok. 44,8 mln zł),
• Korekta JPK przekraczająca 14 dni od wykrycia błędu – ryzyko kar dodatkowych.

W praktyce US daje pierwsze ostrzeżenia w formie wezwania do złożenia korekty. Jeśli zareagujesz w 14 dni i wszystko poprawisz – kary nie ma. Jeśli zignorujesz – pojawia się mandat. Dlatego od razu po wykryciu błędu warto rozważyć złożenie korekty z czynnym żalem.

Najczęściej zadawane pytania

Czy JPK_V7M za kwiecień można jeszcze wysłać w starej strukturze (2)

Nie. Od rozliczeń za luty 2026 r. system MF przyjmuje wyłącznie strukturę (3). Stara wersja zostanie odrzucona automatycznie. Jeśli twój program jeszcze obsługuje tylko (2) – to znak, że pora go zaktualizować lub zmienić.

Co, jeśli faktura sprzedaży nie pojawiła się w KSeF mimo że ją wysłałem

Sprawdź status w KSeF. Jeśli faktura jest „w toku” – poczekaj, KSeF zwykle przetwarza w sekundach. Jeśli odrzucona – masz powiadomienie z powodem (najczęściej błąd walidacji XSD). Jeśli faktura nie ma numeru na dzień składania JPK – w ewidencji oznaczasz DI lub OFF (zależnie od trybu wystawienia), później korygujesz po nadaniu numeru.

Czy mały podatnik VAT (kwartalnik) też składa za kwiecień

Mały podatnik VAT rozliczający się kwartalnie składa JPK_V7K(3) co miesiąc – ewidencyjną część za kwiecień składa do 25 maja. Część deklaracyjną wykazuje dopiero w pliku za czerwiec (koniec kwartału), do 25 lipca.

Jak rozpoznać czy faktura zakupowa kontrahenta ma być z NrKSeF czy BFK

Decyduje status kontrahenta i sposób wystawienia. Jeśli kontrahent jest podatnikiem VAT czynnym objętym KSeF i wystawił fakturę przez KSeF – ma NrKSeF, ty go wpisujesz. Jeśli jest zwolniony z VAT, jest osobą fizyczną, jest zagraniczny bez stałego miejsca w PL, lub wystawia ci fakturę uproszczoną – BFK. Najpewniejsza metoda: podgląd faktury w KSeF (jeśli ją tam widzisz – ma numer) lub zapytanie kontrahenta.

Co jeśli zapomnę dodać oznaczenia do jednej faktury w JPK

Plik nie przejdzie walidacji – system MF go odrzuci, zanim w ogóle trafi do US. Otrzymasz komunikat błędu z numerem pozycji. Poprawiasz w programie, generujesz JPK ponownie i wysyłasz. Nie dochodzi do żadnej kary, bo faktyczna wysyłka nie nastąpiła.

Czy po stronie zakupu też muszę uzupełniać KSeF, OFF, BFK, DI

Tak. To zmiana wobec wcześniejszych zapowiedzi MF (gdzie oznaczenia po stronie zakupu miały być opcjonalne). W finalnej wersji rozporządzenia z 12.12.2025 oznaczenia są obowiązkowe po obu stronach. Plik bez oznaczeń po stronie zakupu zostanie odrzucony.

Czy działalność nierejestrowa też składa JPK_V7M

Działalność nierejestrowana zwykle nie jest podatnikiem VAT czynnym, więc JPK_V7M nie składa. Jeśli jednak osoba prowadząca działalność nierejestrowaną zarejestrowała się jako podatnik VAT (np. z powodu sprzedaży objętej obowiązkową rejestracją), pełni wszystkie obowiązki podatnika VAT, w tym JPK.

Co z fakturami wystawionymi w marcu, ale dotyczącymi kwietnia

Decyduje data powstania obowiązku podatkowego, nie data wystawienia faktury. Jeśli usługa została wykonana w kwietniu, ale fakturę wystawiłeś w marcu – obowiązek powstał w kwietniu, faktura wchodzi do ewidencji za kwiecień. Z oznaczeniem KSeF takim, jakie wynika z trybu wystawienia.

Czy biuro rachunkowe może mi pomóc, jeśli już za późno na KSeF

Jeśli na dzień 29 kwietnia 2026 r. nie wystawiałeś faktur przez KSeF, mimo że jesteś tym objęty od 1 kwietnia – tak, biuro rachunkowe może uporządkować sytuację. W praktyce to oznacza: wystawienie zaległych faktur w trybie odpowiednim do KSeF, sporządzenie poprawnej ewidencji, przygotowanie JPK_V7M(3), w razie potrzeby czynny żal. Im szybciej zaczniemy, tym mniej formalności.

---

Pierwszy JPK_V7M w erze KSeF nie musi być stresem

Maj 2026 jest pierwszym miesiącem, w którym system MF będzie weryfikował zgodność danych z faktur między sprzedawcami a kupującymi w czasie rzeczywistym. To oznacza, że błędy, które przez lata były niewykrywalne (np. faktura wykazana po stronie sprzedaży, ale nieuwzględniona po stronie zakupu kontrahenta), teraz zostaną wyłapane natychmiast. Kontrole VAT będą szybsze i precyzyjniejsze niż kiedykolwiek.

Dla przedsiębiorców prowadzących księgowość samodzielnie oznacza to konkretne zadanie: do 25 maja 2026 r. dokładnie sprawdzić każdą fakturę za kwiecień – czy ma poprawne oznaczenie, czy program ją prawidłowo zaklasyfikował, czy walidacja XSD przechodzi bez błędów. Dla przedsiębiorców korzystających z biura – po prostu spokojnie czekać na potwierdzenie.

W Tritax przygotowaliśmy się do JPK_V7M(3) z dużym wyprzedzeniem. Nasze systemy są w pełni zintegrowane z KSeF, automatycznie pobierają NrKSeF dla każdej faktury i poprawnie klasyfikują BFK i DI dla sprzedaży B2C, paragonów i dokumentów wewnętrznych. Klienci dostają od nas potwierdzenie wysyłki JPK z UPO, bez konieczności dotykania tematu samodzielnie. Więcej o naszym podejściu do KSeF napisaliśmy w przewodniku Krajowy System e-Faktur (KSeF) – kompleksowy przewodnik po wdrożeniu KSeF 2.0 na 2026 rok oraz w checklistach wdrożenia KSeF.

Szczegółowe informacje o tym, jak KSeF wpływa na codzienną pracę księgowych i samych przedsiębiorców, znajdziesz też w naszych wpisach Jak KSeF zmienia pracę biura rachunkowego oraz KSeF dla jednoosobowej działalności i małej firmy.

Pierwszy JPK_V7M za kwiecień 2026 jeszcze przed tobą i nie masz pewności, czy wszystko ogarniesz sam? Skontaktuj się z nami – zdążymy z terminem 25 maja, a od następnego miesiąca masz to z głowy na zawsze.