Informacja ORD-U 2025: Kto, kiedy i jak musi ją składać?

W dobie globalizacji współpraca z zagranicznymi kontrahentami stała się codziennością dla wielu polskich firm. Niesie to jednak za sobą dodatkowe obowiązki sprawozdawcze. Jednym z nich, często pomijanym lub mylonym z innymi raportami (np. TPR), jest informacja ORD-U. Obowiązek ten dotyczy wybranych umów zawieranych z nierezydentami. W ostatnich latach zmieniły się kluczowe zasady, zwłaszcza termin składania tego formularza. W tym artykule kompleksowo wyjaśniamy, kto, kiedy i na jakich zasadach musi raportować umowy na formularzu ORD-U w 2025 roku.

Czym jest informacja ORD-U i jaki jest jej cel?

Informacja ORD-U to "Informacja o umowach zawartych z nierezydentami" w rozumieniu przepisów prawa podatkowego. Jej składanie reguluje art. 82a Ordynacji podatkowej.

Celem tego raportowania jest dostarczenie organom podatkowym (konkretnie Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej) informacji o transakcjach, które mogą potencjalnie służyć unikaniu opodatkowania lub transferowi zysków za granicę. Administracja skarbowa wykorzystuje te dane do analizy ryzyka, typowania podmiotów do kontroli oraz weryfikacji cen transferowych.

Kto jest zobowiązany do złożenia ORD-U?

Obowiązek ten spoczywa na podmiotach gospodarczych, które zawierają umowy z nierezydentami spełniające określone kryteria (o których za chwilę). Do grona zobowiązanych należą:

• Osoby prawne (np. spółki z ograniczoną odpowiedzialnością i spółki akcyjne).
• Jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej (np. spółki jawne, partnerskie, komandytowe).
• Osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą (w tym wspólnicy spółek cywilnych).

Obowiązek dotyczy zarówno umów zawartych w formie pisemnej, jak i ustnej, o ile doszło do ich faktycznej realizacji.

Kiedy dokładnie powstaje obowiązek raportowania? Kluczowe warunki

Uwaga! Nie każda umowa z kontrahentem z zagranicy rodzi obowiązek złożenia ORD-U. Formularz składamy tylko wtedy, gdy jednocześnie spełnione są kryteria podmiotowe (jesteśmy jednym z podmiotów z listy powyżej) oraz kryteria przedmiotowe (dotyczące powiązań i kwot).

Obowiązek sprawozdawczy powstaje, gdy w danym roku podatkowym zawarto umowę z nierezydentem i zachodzi co najmniej jeden z poniższych przypadków.

Warunek 1: Powiązania kapitałowe (Zasada 5% i próg 300 000 EUR)

Należy złożyć ORD-U, jeśli łącznie spełnione są dwa warunki:

1. Występują powiązania kapitałowe, tzn. podmiot krajowy lub nierezydent:
   • Bierze udział (bezpośrednio lub pośrednio) w kapitale drugiego podmiotu w wysokości co najmniej 5%.
   • Inny podmiot (trzeci) posiada jednocześnie co najmniej 5% udziałów w kapitale podmiotu krajowego i nierezydenta.
2. Przekroczono próg kwotowy: Łączna wartość wymagalnych w danym roku podatkowym świadczeń (np. suma wystawionych faktur lub suma zapłaconych zobowiązań) wynikająca z umów z tym samym nierezydentem przekracza równowartość 300 000 EUR.

Przeliczenia na PLN dokonuje się według średniego kursu NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień zawarcia umowy lub realizacji świadczenia.

Warunek 2: Raje podatkowe lub oddział w Polsce (Próg 5 000 EUR)

Obowiązek powstaje również w dwóch innych, znacznie wrażliwszych dla fiskusa sytuacjach, gdzie próg kwotowy jest drastycznie niższy:

• Umowa z podmiotem z "raju podatkowego": Nierezydent ma siedzibę, zarząd lub miejsce zamieszkania w kraju lub na terytorium stosującym szkodliwą konkurencję podatkową (tzw. raje podatkowe – ich listę określa rozporządzenie Ministra Finansów).
• Umowa z nierezydentem posiadającym oddział w Polsce: Kontrahent zagraniczny prowadzi w Polsce oddział (przedstawicielstwo), nawet jeśli nie jest z nami powiązany kapitałowo.

W obu powyższych przypadkach obowiązek raportowania na ORD-U powstaje, jeśli jednorazowa wartość świadczenia wynikająca z umowy przekracza równowartość 5 000 EUR.

Termin i forma złożenia ORD-U – Uwaga na ważną zmianę!

To najważniejsza zmiana, o której wielu przedsiębiorców zapomina. Przez lata informację ORD-U należało złożyć w terminie 3 miesięcy od zakończenia roku podatkowego (czyli standardowo do 31 marca).

Obecnie termin ten został znacząco wydłużony. Zgodnie z aktualnymi przepisami, informację ORD-U należy złożyć w terminie do końca 11. miesiąca po zakończeniu roku podatkowego, którego dotyczy informacja.

Informację ORD-U składa się wyłącznie elektronicznie, za pomocą środków komunikacji elektronicznej, do Szefa Krajowej Administracji Skarbowej. To kolejny element cyfryzacji podatków, podobnie jak wdrażany obowiązkowy Krajowy System e-Faktur (KSeF).

ORD-U a TPR – To nie jest to samo!

Przedsiębiorcy często mylą obowiązek ORD-U z obowiązkiem raportowania cen transferowych (TPR). To dwa zupełnie różne raporty, wynikające z innych ustaw:

Spełnienie obowiązku TPR nie zwalnia z obowiązku ORD-U (i odwrotnie), jeśli spełnione są przesłanki do złożenia obu informacji.

Sankcje za niezłożenie informacji

Niezłożenie informacji ORD-U w terminie lub podanie w niej nieprawdziwych danych jest traktowane jako wykroczenie lub przestępstwo skarbowe. Zgodnie z Kodeksem karnym skarbowym (KKS), na podmiot (lub osobę odpowiedzialną za podatki w spółce) może zostać nałożona kara grzywny. Jej wysokość zależy od kwalifikacji czynu, ale może sięgać nawet kilkuset tysięcy złotych w przypadku uporczywego uchylania się od obowiązku.

Najczęściej zadawane pytania (FAQ)

• Prowadzę jednoosobową działalność. Czy mnie też dotyczy ORD-U?

  Tak. Osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą są wprost wymienione w Ordynacji podatkowej jako podmioty zobowiązane, o ile oczywiście spełnią kryteria kwotowe i powiązań.

• Co jeśli umowa jest w walucie obcej? Jak liczyć próg?

  Wartość świadczeń należy przeliczyć na złote. Dla progu 300 000 EUR (łączna wartość świadczeń w roku) stosuje się średni kurs NBP z ostatniego dnia roboczego roku poprzedzającego dany rok podatkowy. Dla progu 5 000 EUR (jednorazowa wartość) stosuje się kurs z dnia poprzedzającego zawarcie umowy lub realizację świadczenia.

• Miałem kilka małych umów z jednym powiązanym kontrahentem. Czy muszę je sumować?

  Tak. Próg 300 000 EUR dotyczy łącznej wartości wymagalnych świadczeń w danym roku od tego samego nierezydenta. Należy zsumować wszystkie faktury (należności lub zobowiązania) z danym podmiotem w całym roku.

• Zleciłem usługę firmie z kraju UE, z którą nie mam powiązań. Wartość 10 000 EUR. Czy składam ORD-U?

  Nie. Jeśli kontrahent nie ma siedziby w raju podatkowym, nie ma oddziału w Polsce, a Ty nie masz z nim powiązań kapitałowych (min. 5%), to obowiązek ORD-U nie powstaje, niezależnie od kwoty.