Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych (ZFŚS) 2025 – odpisy, limity i zasady

Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych (ZFŚS) to mechanizm finansowy, który odgrywa istotną rolę w polityce socjalnej pracodawców. W 2025 roku przepisy regulujące ZFŚS nie uległy rewolucyjnym zmianom, jednak ważne są zarówno aktualne kwoty odpisów, jak i limity podatkowe oraz dodatkowe obowiązki pracodawców. W niniejszym przewodniku przedstawiamy szczegółowe informacje o zasadach funkcjonowania ZFŚS w 2025 roku, odpisach, świadczeniach oraz obowiązkach firm.

Wprowadzenie do ZFŚS

Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych (ZFŚS) powstał jako narzędzie wspierania pracowników w sferze socjalnej. Środki gromadzone na wyodrębnionym rachunku bankowym są przeznaczane m.in. na dofinansowanie wypoczynku, pomoc materialną czy świadczenia kulturalne i sportowe. W 2025 roku Fundusz ten nadal pozostaje istotnym elementem polityki kadrowo-finansowej wielu przedsiębiorstw.

Podstawa prawna

Podstawą prawną funkcjonowania ZFŚS jest ustawa z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych. Ustawa była wielokrotnie nowelizowana, a jej aktualny tekst jednolity obowiązuje w 2025 roku. Szczegółowe przepisy dotyczą m.in. sposobu naliczania odpisu, zasad wydatkowania środków oraz grup osób uprawnionych do korzystania z Funduszu.

Kto musi tworzyć ZFŚS

Obowiązek tworzenia ZFŚS spoczywa na określonych pracodawcach. Zgodnie z przepisami:

• obowiązkowo – pracodawcy zatrudniający co najmniej 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty,
• na wniosek zakładowej organizacji związkowej – pracodawcy zatrudniający od 20 do 49 pracowników,
• zawsze – jednostki budżetowe i samorządowe zakłady budżetowe.

Wysokość odpisu w 2025 roku

Wysokość odpisu na ZFŚS obliczana jest na podstawie przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia w gospodarce narodowej za drugie półrocze poprzedniego roku. Dla 2025 roku podstawą jest kwota 7 262,39 zł.

Podstawowe odpisy

• Pracownik zatrudniony w normalnych warunkach – 2 723,40 zł (37,5%).
• Pracownik zatrudniony w szczególnych warunkach – 3 631,20 zł (50%).

Pracownicy młodociani

• I rok nauki – 363,12 zł (5%).
• II rok nauki – 435,74 zł (6%).
• III rok nauki – 508,37 zł (7%).

Zwiększenia fakultatywne

• Na pracownika niepełnosprawnego – 453,90 zł (6,25%).
• Na emeryta/rencistę uprawnionego do opieki socjalnej – 453,90 zł (6,25%).
• Na prowadzenie zakładowego żłobka lub klubu dziecięcego – 544,68 zł (7,5%).

Zwolnienia z PIT

Świadczenia wypłacane z ZFŚS korzystają z częściowego zwolnienia z podatku dochodowego od osób fizycznych. Od 1 stycznia 2024 roku obowiązuje limit:

• 1 000 zł rocznie – dla pracowników,
• 4 500 zł rocznie – dla emerytów i rencistów, którzy nie są już pracownikami danego zakładu.

Podwyższony limit 2 000 zł, który obowiązywał w czasie pandemii COVID-19, wygasł z dniem 31 grudnia 2023 roku. W 2025 roku nie ma podstaw prawnych do jego stosowania.

Na co można przeznaczyć środki

Środki zgromadzone w ZFŚS można przeznaczać na różnorodne cele socjalne, zawsze z uwzględnieniem sytuacji życiowej pracowników. Do najczęściej spotykanych świadczeń należą:

• dofinansowanie wypoczynku urlopowego i kolonii dla dzieci,
• świadczenia świąteczne i okolicznościowe,
• dofinansowanie do biletów na wydarzenia kulturalne i sportowe,
• pomoc finansowa lub rzeczowa dla osób w trudnej sytuacji życiowej,
• dofinansowanie żłobków, klubów dziecięcych i przedszkoli.

Obowiązki pracodawcy i zasady gospodarowania

Pracodawca ma obowiązek corocznie tworzyć regulamin ZFŚS, który określa zasady przyznawania świadczeń, a także prowadzić odrębny rachunek bankowy Funduszu. Środki nie mogą być przeznaczone na inne cele niż socjalne, a ich wydatkowanie powinno być dokumentowane.

Pracodawcy są zobowiązani do konsultacji regulaminu ZFŚS z organizacjami związkowymi, a w przypadku ich braku – z przedstawicielami pracowników.

FAQ – najczęściej zadawane pytania

Jak wysoki jest odpis na ZFŚS w 2025 roku?

Podstawowy odpis na jednego pracownika w normalnych warunkach wynosi 2 723,40 zł, a w szczególnych warunkach 3 631,20 zł. Dodatkowo przewidziano odpisy dla młodocianych oraz zwiększenia fakultatywne.

Czy wszystkie firmy muszą tworzyć ZFŚS?

Nie. Obowiązek dotyczy pracodawców zatrudniających co najmniej 50 osób. Firmy zatrudniające od 20 do 49 pracowników muszą utworzyć ZFŚS tylko na wniosek związku zawodowego.

Jakie świadczenia mogą być finansowane z ZFŚS?

Środki można przeznaczyć m.in. na dofinansowanie wypoczynku, kulturę i sport, świadczenia świąteczne, zapomogi czy wsparcie dla rodzin pracowników.

Jaki jest limit zwolnienia z PIT w 2025 roku?

Limit zwolnienia z PIT dla świadczeń z ZFŚS w 2025 roku wynosi 1 000 zł dla pracowników i 4 500 zł dla emerytów i rencistów. Limit 2 000 zł obowiązywał jedynie do końca 2023 roku.

Podsumowanie i kontakt

ZFŚS w 2025 roku nadal stanowi ważny element polityki socjalnej pracodawców. Znajomość aktualnych kwot odpisów, zasad wydatkowania oraz limitów podatkowych jest niezbędna zarówno dla pracodawców, jak i pracowników.

Jeśli chcesz uzyskać więcej informacji lub potrzebujesz wsparcia przy prawidłowym rozliczeniu ZFŚS, zapraszamy do kontaktu z nami. Nasi eksperci pomogą Ci zadbać o zgodne z prawem i efektywne zarządzanie funduszem.